根据GTBA《2024Q3中国商旅市场趋势洞察报告》，2024全球商旅总费用预计达 1.48 万亿美元超过疫情前的水平，中国商旅总费用预计将达3700亿美元，增幅领先全球。

差旅量的提升为企业内控管理带来更多挑战。差旅费用又超了？差旅标准难执行？尤其对于差旅管理人员来说，在费用管控场景中最大的痛点就是效率问题：差旅标准不明晰，报销过程繁琐；发票单据多，人工处理耗时耗力；缺少自动控制系统，人工校验效率低等。

高效的差旅制度与报销流程应该如何制定？阿里商旅依托服务于2万+企业的经验，总结了三步走的攻略，希望为差旅管理人员提供解决思路。

01 精细差旅标准，塑造差旅报销制度核心支柱

差旅费构成：细致拆解费用拼图

差旅费宛如一幅由多块拼图组成的画面，涵盖住宿、交通、伙食、补贴及其他杂项费用，每一项费用和差旅标准都被清晰定义，为高效的差旅报销流程奠定坚实基础。主要包括：

• 住宿费即酒店房费

• 城际交通是出发地与目的地间的飞机、火车等出行花销

• 市内交通则是到达地城市内的移动费用

• 餐饮费排除酒店免费早餐、公司供餐与招待活动产生的费用

• 差旅费补贴依定额核定

• 证件费源于出入境证件办理；其他费用包含托运、寄存等杂费。

住宿标准：从基础到进阶的分级设定

住宿费可从基本的城市层级、职位层级、预订时间，到进阶的从是否合住、星级管控、淡旺季等维度进行差旅标准制定的考量。既顾全员工需求，又严守成本底线，实现住宿资源的最优配置，在舒适与节俭间找到完美平衡。

基础标准

• 城市分层：划分一、二、三线等城市，进行差旅标准制定

• 职级分层：普通员工、等不同职级，享受不同差旅标准

进阶标准（联系阿里商旅400-880-5890，了解更多进阶管理方案）

• 淡旺季额度：根据企业业务特性需求，设置淡旺季的住宿差旅，一定差标浮动空间，避免旺季全部酒店超标，员工无法预订情形，导致人工处理成本增加。

• 酒店合住差标上浮：鼓励员工合住，在原差标基础上进行一定比例的差标上浮，利于实际住宿成本降低。

• 更多维度的强管控：如县级市强管控、酒店星级管控、员工只可预订免费取消酒店、酒店预订间夜控制等。   

交通标尺：多元考量精准规范

差旅交通乘坐标准除了时间、价格、等级等维度考量外，还有改签、中转、机推火等多种情况。

基础标准

• 飞机：舱等折扣、价格、是否允许超标、员工层级

• 火车：坐席、价格、是否允许超标

• 用车：车型、用车额度

进阶标准（联系阿里商旅400-880-5890，了解更多进阶管理方案）

• 飞机：超期未出行机票、提前购机票限制、是否在工作时间乘机、是否预订的是当天最低价、以及机票改签限制等。

• 火车：火车票中转管控；若与机票出行时间相似，还可智能推荐火车出行。

• 用车：市内通勤跨城用车、市内通勤时间、加班用车时间、加班用车地点管控等。

伙食补贴：定额包干简化流程

伙食费可以采取纳入差旅费补贴，每日定额的方式，一揽子解决出差餐饮费用难题；也可以使用因公用餐方式，员工用餐直接对公结算，无需个人支付；特殊误餐情形单独审批补助。简化报销流程，提升财务处理效率，让员工无需为每餐费用报销繁琐奔波，专注于差旅任务核心。

差旅审批流程：成本控制与规划指引

因公出差遵循事前申请、事后报销的原则。层层审批如链式防护，确保出差必要性与合理性，任何未经许可的行程变更都将被费用报销拒之门外，让每一次出差决策都经过审慎考量。通过审批，企业可精准评估出差价值，筛除不必要行程，从源头遏制成本攀升。同时依据审批信息合理调配资源、规划预算，为差旅活动披上高效有序的外衣，提升企业运营整体效益。

02 规范报销流程，畅通差旅报销最后一公里

聚合费用报销：企业支付免报销+个人支付报销无忧

传统的线下差旅费报销方式，存在费用零散、杂乱、信息不互通等痛点。聚合费用报销，线上线下多种支出来源、多种费用场景的差旅费整合起来，是报销流程首先需要做的。

企业使用商旅平台，商旅平台的对公支付可以免去大部分个人报销环节。企业支付部分可线上平台消费自动导入无需报销、线下消费支持手动补录；将各个渠道、各个类型的的差旅费用进行聚合。

报销流程：规则设置清晰，线上流程灵活

线上报销流程，本质是精简审批流程，提升效率。企业可根据自身的需求和业务变化，灵活配置审批人、抄送人、条件分支、外部审批同步节点，构建适合自身的高效审批流程。

费用管控验真：费用自动校验，发票系统验真

线下差旅费报销需要票据分类粘贴计算、注明起止点与事由等要求，但是这不仅不利于财务精准审核，虚开、违规单据等情况也无法完全规避。尤其是如今电子发票日渐普及的今天，对于费用的管控，更应该依靠系统进行校验与验真，规避合规问题。

费用自动校验，包括对费用发生时间校验、金额一致性校验、发票金额一致性校验；发票查重验真可对发票重复报销校验，并对发票真伪进行验证，畅通差旅报销最后一公里。

03 商旅平台链接全程，数据互通助力流程无断点

有了精细的差旅标准制度、顺畅的报销流程之外，专业的差旅管理平台必不可少，能够将打通差旅费用支出上下游，运用一体化差旅报销管理方案，提升企业效率和员工体验感，实现管理价值。阿里商旅基于丰富的供应链资源，为企业客户提供精细化的费用管控，全类目费用汇总，完善差旅报销全流程服务。

• 事前：将企业差旅标准、差旅审批流程、费用归属与发票设置嵌入平台，在事前杜绝不合规的差旅行为

• 事中：方便员工进行全类目差旅预订、线上退改；全程无需垫资、对公支付

• 事后：统一平台消费报销/开放对接三方系统，数据互通助力流程无断点。报销凭证归类入档、并提供多维度差旅费用分析，助力企业差旅费用数智管理。